Importer et Exporter des données avec Access sous Windows 10

 


Avec Windows 10, les utilisateurs ont accès à une variété de programmes qui leur permettent de réaliser toutes sortes d’opérations. Le traitement de données est plus simple et il est possible d’en traiter plus avec précision. Parmi les programmes qui ont été revus pour ce système d’exploitation se trouve Access. Il est doté de plusieurs fonctionnalités d’échange de données qui aident à accumuler, combiner ou transférer des données vers d’autres programmes.

Il est vrai que le classique « Copier-Coller » marche à merveille pour certains programmes. Mais il y a bien des cas complexes où il faut forcément procéder à une importation ou exportation de données. C’est la raison pour laquelle l’option « importer » et/ou « exporter » est disponible dans la plupart des applications telles qu’Access. Nous nous intéresserons à la procédure à suivre pour réussir cette opération dans Access sous Windows 10. Mais avant, nous vous avons préparé un aperçu du programme au cas où vous ne seriez pas des utilisateurs confirmés.

Access et l’échange des données

Access est un logiciel qui s’articule essentiellement autour de six axes principaux. Ceux-ci vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du programme. Voyons ces éléments un peu plus dans le détail.

Table : elle est composée de plusieurs lignes et colonnes et permet le regroupement des données de même identité. La table contient des champs dont l’ensemble est appelé enregistrement. Un champ est un ensemble de données regroupées selon leur taille et nature (numérique, alphanumérique, date, logique, etc.). Un enregistrement est quant à lui un ensemble de champs déterminés en fonction de la nature des données qui y sont présentes.

Requête : elle permet de regrouper des données de même identité au sein d’une ou plusieurs tables. Ceci permet par exemple de cataloguer les informations concernant un fichier de la bibliothèque afin de faciliter les recherches.

Formulaire : il permet d’afficher à l’écran un ensemble de champs, d’y accéder afin de les modifier ou de les effacer.

État : c’est cet élément qui permet d’effectuer les dernières opérations (une addition par exemple) sur des données avant leur impression.

Macro : semblable à un petit programme, la macro vous permet de réaliser systématiquement une série d’actions. Elle vous permet donc d’éviter les répétitions d’opérations.

Module : il vous permet d’accéder à toute la capacité d’Access grâce au langage de programmation Access BASIC.

Pour en revenir au sujet de cet article, s’il est vrai que vous pouvez importer ou exporter des fichiers avec Access, il faut savoir qu’il y a des données échangeables et d’autres non. Il faut donc avant toute chose savoir quelles sont les données que vous pouvez transférer à partir (ou vers) ce programme.

Quels sont les types de fichiers échangeables avec Access ?

Access vous offre la possibilité d’échanger plusieurs types de données avec d’autres programmes comme Excel, OneNote, OneDrive et d’autre. Cependant, il y a des fichiers qui ne peuvent pas être importés ou exportés dans Access. Les connaitre vous évitera de perdre votre temps.

Pour savoir rapidement si un fichier peut être importé ou exporté par Access, il vous suffit d’ouvrir une base de données et de la parcourir avec l’onglet « Données externes ». Au bas de cet onglet, vous trouverez « importer et lier » qui vous indique les fichiers que vous pouvez lier et importer vers d’autres programmes avec Access. À votre droite se trouve le groupe « exporter » qui vous montre les fichiers que vous pouvez échanger avec d’autres programmes. Pour avoir une liste plus complète, cliquez sur « Plus ».

Notez qu’il vous est possible de transférer des fichiers non transférables sous forme de fichiers textes. Mais pourquoi voudriez-vous exporter des fichiers vers d’autres programmes ? Ne suffit-il pas de traiter les données dans le logiciel ?

Pourquoi importer ou exporter des données avec Access ?

Eh bien, nous sommes dans un monde en pleine évolution sur tous les plans. Le développement optimal de votre entreprise passe par l’usage que vous faites des outils de communication. Vous pouvez vous servir de plusieurs applications sur votre système d’exploitation afin d’assurer une bonne transmission des données au sein de réseau. Vous n’êtes pas sans savoir qu’Access est un système de gestion des bases de données (n’est-ce pas ?).

Une base de données est un véritable réservoir d’informations. Or ces données sont saisies pour la plupart au clavier, donc susceptibles de contenir des erreurs. Il est donc important d’utiliser une application pouvant vous permettre de rectifier ces erreurs et de transférer efficacement ces données vers d’autres programmes. Access de par son système de gestion de bases de données, assure une bonne classification des données grâce à ses six éléments principaux mentionnés plus haut.

Supposons par exemple qu’après une vente, vous envoyez le fichier texte contenant le détail des ventes au centre de traitement des données du réseau où ledit fichier est importé dans une base de données. Ces détails seront automatiquement disponibles à la consultation sur le réseau (pour les postes disposant d’un accès bien sûr). Or si ces données ne se trouvent pas dans une base de données commune, elles ne seront pas facilement accessibles. Car elles seront accumulées sous divers formats et divers emplacements. Ce qui rendra leur traitement difficile, voire impossible. Access vous offre une plateforme de conversion, de conservation et de traitement. Voilà tout l’intérêt d’importer et d’exporter des données grâce à Access. Voyons à présent comment réaliser ces opérations sous Windows 10

Comment importer ou exporter des données avec Access ?  

Access est ouvert à plusieurs formats de fichiers. Il existe diverses manières d’échanger des données des données entre Access et d’autres programmes.

Pour importer des données vers Access, il faut aller sur la page « Ajout d’autres tables » (c’est la première page qui s’ouvre lorsque vous créez un programme personnalisé) en cliquant successivement sur Paramètres – Personnaliser dans Access – Accueil – Table. Cliquez ensuite sur l’application source du fichier que vous désirez importer et suivez les indications de l’assistant de « Données Externes ».

Dans le cas où vous souhaitez importer des fichiers dans une base de données de Bureau, cliquez sur le type de fichier dans le groupe « Importer et lier » sous l’onglet « Données Externes » et suivez les instructions de l’assistant de « Données Externes ».

 

Access vous donne la possibilité d’exporter facilement des données vers d’autres programmes. Le processus est très simple et peut varier selon le type de format vers lequel vous comptez exporter le fichier. De façon générale, pour exporter un fichier à partir d’Access, il faut d’abord sélectionner la table ou tout autre objet de la base de données à exporter. Pour cela, cliquez sur l’onglet « Données Externes » puis sur « exporter » et suivez les instructions de l’assistant de « Données Externes ».

Notez que vous avez la possibilité de sauvegarder votre habitude d’exportation de fichiers afin de réduire le temps pour des opérations futures.

Les échanges de données entre Access et d’autres programmes sont plus ou moins faciles lorsque vous maitrisez la procédure à suivre. Ces méthodes sont très simples et accessibles à tous. Si l’importation de données est bien gérée par Access, il faut remarquer que l’exportation est peu efficace (surtout vers le Web). C’est un point faible que vous pouvez contourner avec SharePoint sous Excel. Nous avons d’ailleurs prévu pour vous un tutoriel à ce sujet.


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